高效会议大法则.源泉

与我们在《中国低压电器行业市场、产品、标杆企业研究及投资预测报告》中预测的93万台基本相符；塑壳断路器(含漏电)销量4630万台Hootsuite CEO：高效会议5大法则

作者：瑞恩霍尔姆斯（Ryan Holmes），社交媒体管理工具Hootsuite的首席执行官。（本文最初发表在LinkedIn）

对于那些取得巨大成功的人来说，比如沃伦巴菲特（Warren Buffett，股神），他们都知道自己最宝贵的一项资产就是时间。在谈及保护自己这项重要资产时，巴菲特曾说过：要是你不会拒绝，就没法管理自己的时间。你不能让别人支配你的人生。

我非常赞同巴菲特的观点。我认为，在工作中，没有多少东西比无用的会议更浪费或更令人感到沮丧。当然，面对面讨论重要计划非常重要，但在某种程度上说，这是一个回报递减的过程。

不知道何时开会讨论是普遍存在的企业问题，经常会产生严重后果。曾有报告统计，每年不必要的商业会议支出高达370亿美元。与此同时，有研究显示，企业员工每个月参加毫无成效的会议时间长达60小时，其中半数人认为这完全是在浪费他们的时间。

为此，我以自己以及我的团队为例，总结出避免陷入无用会议综合症的五大原则：

1.不要举行会议。保持富有成效会议的最好方式之一就是根本不举行会议。比如巴菲特，他提议磨练人在工作中说不的能力。如果你被要求参加一次会议，而你对会议效果持怀疑态度，那么请问下自己：参加这种会议有助于解决你手头的问题吗？你的问题可以通过电邮或方式解决吗？如果你的答案是肯定的，你可以婉拒会议，或许还可以找到一条解决问题的更快捷通道。

2.只需要VIP人士参加。如果必须举行会议，请将与会人员限定在与话题关系最紧密的关键人物范围内。苹果已故创始人史蒂夫乔布斯（Steve Jobs）是这一原则的坚定拥护者，他只要求关键人物参加会议

。即使苹果成长为全球性科技巨头后，他依然坚持这一原则。在此有个简单的办法，即将与会议最不相关的人排除到会议之外。但是要让这些人理解，此举并不针对个人，而是尊重他们的宝贵时间。

3.记录会后需要采取的具体行动。我的朋友卡梅隆赫罗尔德(Cameron Herold)曾写过《如何在3年内让收入和利润翻倍》一书，我从书中学到最好的会议窍门就是：没有议程不参会！每次会议开始时，利用一分钟时间发放和传阅一些文件。这些文件中，确保包括结果和行动等题目。会后，确保这些文件已经在所有与会人员手中传完，以便每个人都了解自己需要负责的部分。如果不坚持这一过程，很容易让人遗忘会议议程。比如会上讨论的想法会被遗忘，并永远不会被执行下去。这意味着开会成了浪费时间的行为，导致我们回头会问：为何令人困扰的会议成了优先议程？

4.确保短暂。可以推动走出去策略。很少会议有超过30分钟的必要。我曾参加数千次会议，我知道这是事实。哪怕再重要的问题，也可以在这个时间里高效解决掉。因此我告诉自己的雇员：任何超过30分钟的会议，你们都有权走出会议室。即使与我会面，我也鼓励他们：如果觉得开会没有任何价值，也可以离开。我更希望他们能高效地利用自己的时间做好事情，而非礼貌地坐在那里倾听对他们来说毫无用处的信息。尝试下，这可以让你从感觉没必要的冗长会议中解放出来。

5.留下开会间歇。高管平均每周需要参加15次会议。不可避免地，这意味着许多会议会被一推再推。我们公司面临的一个问题是，高管们几乎没有时间接连参加会议，为此许多人被迫等待。对此，我们采取了新的方式，即所有会议都在距离整点35分钟或55分钟的时候结束。这就能让与会者至少留下5分钟休息，能够按时参加下一场会议，检查下邮件或去卫生间。

幸运的是，科技已经让高管们参加会议变得更方便。如果你使用了谷歌(微博)日历，可以前往日历设置默认会议长度，点击Speedy Meetings。你的所有会议安排将被默认为你选择的时间长度。著名经济学家约翰肯尼斯加尔布雷斯（John Kenneth Galbraith）曾经说过：当你不想做事时，会议变得不可或缺。但是正像一些常识战术一样，对无用的会议说不同样不难。（风帆）